Datumsfilter in Salesforce Berichten

Salesforce bietet zwei Möglichkeiten, seine Daten mittels Berichten in definierten Datumsbereichen abzufragen. Die erste Möglichkeit ist wohl sehr bekannt und wird hier nur kurz beleuchtet. Die Zweite, eher wenig bekannte, soll mehr Beachtung finden. Mit dieser können Sie komplizierte Abfragen gestalten, die mit der normalen Datumsabfrage nicht möglich sind.

Egal welche Methode genutzt wird, eingetragene Werte können jeweils fest oder auch dynamisch sein. Eine dynamische Datumsabfrage richtet sich immer nach dem Zeitpunkt, zu dem der Bericht ausgeführt wird. Frage ich z.B. „gestern“ ab, so wird jeweils der Vortag herangezogen.

1. Möglichkeit

Hiermit lässt sich ein (1) Datumsfeld begrenzen. Für Abfragen auf Daten, die vor oder nach einem Zeitpunkt liegen, kann man nur feste Filter einsetzen.

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Wählen Sie dort zunächst das Datumsfeld aus und dann einen der vielen dynamischen Bereiche, oder legen Sie ein festes Datum per Hand fest.

Übrigens: Das Fiskaljahr richtet sich nach den Einstellungen, die im Setup getroffen wurden. Hat Ihre Firma ein vom Kalenderjahr abweichendes Fiskaljahr, so können Sie dieses im Setup definieren.

2. Möglichkeit – jetzt wird es spannend

Sobald Sie mehrere Datumsfelder oder mehrere Datumsbereiche abfragen wollen, müssen Sie die erweiterten Filter nutzen.

Damit können komplizierte Fälle abgedeckt werden;

  • Datensätze, die älter / jünger als x Tage sind
  • Datensätze, die in Zeitraum angefangen haben und in einem weiteren beendet (Start- und Enddatum)
  • Datensätze, die entweder in Zeitraum x oder Zeitraum y, _aber nicht_ Zeitraum z

Hierfür können wir spezielle Datumswerte in die normalen Filterkriterien mit aufnehmen. Gehen Sie dazu auf „Bericht anpassen“ und fügen Sie neue Filterkritierien hinzu:

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Beispiel 1: Datensätze, die gestern angelegt wurden

 

Beispiel 2: Datensätze, die innerhalb der letzten 3 Tage angelegt wurden

Beispiel 3: Datensätze, die nicht innerhalb der letzten 365 Tage bearbeitet wurden

(oder anders ausgedrückt: vor einem Jahr das letzte mal bearbeitet)

 

 

Beispiel 4: Mehrere Datumsfelder abfragen.

Hier: Alle Datensätze, die in diesem Jahr angelegt wurden, aber nicht in den letzten zwei Wochen bearbeitet

 

 

… so kann es endlos weitergehen – na ja, zumindest, bis die maximale Anzahl der Filterkriterien erreicht wurde 😉

Eine komplette Übersicht aller möglichen Werte finden Sie hier:

auf Deutsch (oder in der Hilfe suchen nach „Spezielle Datumswerte für Filterkriterien“)

auf Englisch (oder in der Hilfe suchen nach „Special Date Values for Filter Criteria“)

 

ACHTUNG: In der deutschen Dokumentation hat sich wohl ein Fehler eingeschlichen. Bei einigen Werten muss das „N“ oder „S“ am Ende von „LETZTEn“ bzw. „LETZTEs“ entfernt werden. Hier hilft nur ausprobieren – oder auf Englisch umschalten. Der Report Builder weißt immerhin auf falsche Eingaben hin, hilft allerdings auch nicht mit konkreten Korrekturhinweisen weiter.

Viel Erfolg beim Berichte bauen!

//Hannes

3 thoughts on “Datumsfilter in Salesforce Berichten

  1. Ich erstelle gerade ein Benutzerdefiniertes Feld für die Accounts, in dem ich den kompletten Umsatz vom letzten Jahr darstellen wird. Leider kann ich den Filter „Letztes Jahr“ nicht in dem Filterkriterium angeben. Es kommt immer falsches Datumformat. Gibt es da einen Workaround?

    • Hallo Christian,

      ich vermute mal, du erstellst ein Rollup-Feld auf dem Account!? Dort kannst du nicht mit Zeit-angaben arbeiten. Dieses Feld wird nur bei einer Bearbeitung berechnet und nicht bei der Ansicht.
      Dein Ziel wirst du vermutlich mit einem Bericht erreichen können; Opportunities nach Account gruppieren und Schlussdatum auf letztes Jahr eingrenzen und aufsummieren.

      //Hannes

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