„1-Klick E-Mail“ – Mit nur einem Klick eine E-Mail verschicken

Haben Sie Fälle, in denen wieder und wieder die gleiche E-Mail verschickt wird? Sie können den Vorgang aber auch nicht per Workflow automatisieren, da eine Entscheidung getroffen werden muss, ob die E-Mail versendet werden soll oder nicht?

Dann können Sie ihren Benutzern einen Button anbieten, mit dem diese gegenüber dem normalen Versenden einer E-Mail eine Menge Klicks und somit Zeit und Nerven sparen. Wir nutzen ganz einfach die normale „E-Mail senden“ Maske von Salesforce, aber geben mittels URL-Parametern schon alle notwendigen Infos mit.

Und so gehts zaubern Sie:

Gehen wir in diesem Beispiel davon aus, dass wir ein Standard Follow-Up für neue Leads verschicken wollen. Dafür haben wir bereits eine fertige Vorlage definiert. Zunächst benötigen wir die ID der E-Mail-Vorlage. Rufen Sie die Vorlage auf und kopieren Sie die ID aus der Adressleiste des Browsers.

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Hier wäre die ID also „00XF0000001V7vG“.

Als nächstes können wir den Button anlegen. Gehen Sie dazu im Setup zu „Anpassen“ -> „Leads“ -> „Schaltflächen und Links“ und klicken Sie „Neu“. Vergeben Sie eine Bezeichnung / Namen nach Wahl und nehmen Sie die restlichen Einstellungen wie auf folgendem Screenshot vor.

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Nun folgt der eigentliche Clou: Das bauen der URL, mittels der wir zum einen direkt eine E-Mail-Vorlage laden und nach Wunsch auch noch direkt verschicken. Die Basis ist zunächst die folgende Javascript- Zeile. Sie lässt sich auch auf andere Ziele als einen Lead anpassen.

location.replace('/email/author/emailauthor.jsp?PARAMETER');

Übernehmen Sie diese Zeile und fügen Sie an der Stelle, wo groß „PARAMETER“ steht, nacheinander die folgenden Parameter nach Wahl ein. Dabei ist eigentlich keiner der Parameter wirklich verpflichtend. Sie können die E-Mail-Maske ganz nach Ihrer Wahl vor-befüllen.

 

Parameter (Beispiel) Wert(-e) Beschreibung
retURL= Hier: „/{!Lead.Id}“Oder: Wenn die E-Mail nicht an einen Lead geht „/{!Contact.Id}“

Oder: Jede andere beliebige URL.

 

Gibt an wohin der Benutzer gelangt wenn er die Aktion abbricht oder beendet.
rtype= Hier: „00Q“ für Leads als Empfänger.Oder: „003“ für Kontakte. Der „rtype“ wird benötigt um den Empfänger-Typen festzulegen. Für Leads wird das „Bezug zu“ Feld ausgeblendet.
p2_lkid= Hier: „{!Lead.Id}“Oder: Die ID des Empfängers. Z.b. „{!Contact.Id}“ oder wenn Sie an einem Kundenvorgang sind: „{!Case.ContactId}“ Dieser Parameter bestimmt den Empfänger der E-Mail, also das „An“-Feld.
p3_lkid= Hier: Nicht anwendbar!Oder: Je nach Kontext befüllbar. Wenn Sie z.B. an einem Kundenvorgang sind „{!Case. Id}“. Der Wert für das „Bezug zu“-Feld. Da dieses bei einer E-Mail an einen Lead nicht verfügbar ist werden wir diesen Parameter nicht hinzufügen.
template_id= Hier: Bitte Ihre Vorlagen-ID nehmen. Die ID der E-Mail Vorlage. Dient dazu den Text der Vorlage direkt in die E-Mail einzufügen.
p4= Hier: Nicht angewendet. Das „CC“-Feld.
p5= Hier: Nicht angewendet.Denkbar wäre z.B. eine Sammel-Adresse oder die Adresse des Managers einzufügen. Das „BCC“-Feld.
save= Entweder „0“ oder „1“. Wenn dieser Wert auf „1“ gesetzt wird, so entfällt der Klick auf „Senden“ und die E-Mail wird direkt versendet. Funktioniert leider nicht in jeder Salesforce Umgebung. Einfach ausprobieren.
new_template= Entweder „0“ oder „1“. Muss auf „1“ stehen, wenn die Vorlage einen Datei-Anhang enthält.
p26= Hier: Nicht angewendet.Anderenfalls: Eine gültige E-Mail Adresse. Für Profis: Steuert das „Von“-Feld. Wichtig: Hier können nur E-Mail Adressen angegeben werden, die auch gültig sind. D.h. die E-Mail muss vorher als „Organisationsweite E-Mail-Adresse“ verfügbar gemacht werden.

Achtung: Jeder Parameter muss mit einem kaufmännischen „und“ (das hier: &) vom nächsten getrennt werden.

Fügen Sie die URL in das große Text-Feld der Schaltfläche ein:

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Bei meinem Beispiel würde die URL dann so aussehen…

location.replace('/email/author/emailauthor.jsp?retURL=/{!Lead.Id}&rtype=00Q&p2_lkid={!Lead.Id}&template_id=00XF0000001V7vG&new_template=1');

…und den Benutzer zu dieser bereits ausgefüllten Maske geleiten, so dass er nur noch „Senden“ klicken muss:

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Nun muss die neue Schaltfläche nur noch gespeichert  und ins Seitenlayout aufgenommen werden. Dann können Sie den Button testen. Wenn Sie ihn erst einmal nur einer kleinen Menge von Benutzern zugänglich machen wollen, empfehle ich, ein neues Seitenlayout zu erstellen und dieses dann entsprechend zuzuweisen.

Viel Spaß beim Herumprobieren mit den diversen Möglichkeiten. Ich würde mich sehr freuen von Ihren  / Deinen Anwendungsfällen zu hören.

//Hannes

4 thoughts on “„1-Klick E-Mail“ – Mit nur einem Klick eine E-Mail verschicken

  1. Gute Beschreibung. Noch ein Tipp für Service-Agents, die in der Regel von einer regionalen oder produktspezifischen Support-Adresse schicken sollen: ein Custom Feld „Default Support Email“ kann am User hinterlegt werden und dann entsprechend als Parameter p26 hinterlegt werden. Dies ermöglicht je nach User der den Button klickt eine unterschiedliche Vorauswahl des Absenders.

  2. Hi Hannes,

    ein schöner Artikel, hatte den so ähnlich in einem amerikanischen Blog entdeckt, was mir bei deinem hier sehr gut gefällt, dass du auch auf die Parameter eingehst.

    Hoffe es folgen noch ein paar 🙂

    Uwe

  3. Sehr Informative Beschreibung, beschäftige mich gerade mit dem Gedanken auf Salesforce umzusteigen. Vielen Dank – ich suche nach mehr 😉

    Patric

  4. Hi Hannes,
    wenn Du magst, kannst du noch p24 hinzufügen, damit steuert man das Empfängerfeld und könnte dort direkt eine Default-Mailadresse angeben.

    Christian

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